Microsoft Excel ett smartare sätt att kalkylera
Microsoft Excel är idag världens mest använda program för kalkylering och för dig
finns det stora möjligheter att spara mycket tid om du bara lär dig behärska trixen.
Grunden för ökad effektivtet är att du lär dig de vanligaste funktionerna som summa,
medel, max, min, om, osv. samt nästa viktiga moment för dig som arbetar med kalkylering
är naturligtvis absoluta referens (Dollar i formeln).
För dig som arbetar med listor rekomenderas att du börjar med autofilter samt
delsummor för att sedan gå vidare på Excels inbyggda verktyg för dataanalys
Pivottabeller.
Excel tips för dig som vill spara tid med Excel
Excel kurs: Grunder
Det första du måste lära dig är naturligtvis att markera och kopiera celler i
Excel. För att kopiera celler skall du först markera den och sedan lägga
muspekaren längst ner i högra hörnet, hålla ner vänster musknapp samt dra åt det
håll du vill kopiera exempelvis upp, ner, höger eller vänster. Självklart
fungerar även de vanliga kortkommandorna ctrl+c och ctrl+v i Excel.
Excel kurs: Formler
När du har börjat bygga upp din kalkyl eller lista kommer ganska snart behovet
av automatiska beräkningar (formler). Formler i Excel används för att få fram
svar utan att du behöver göra om beräkningen, det fixar Excel åt dig. Till
exempel kan man tänkta sig att du i cell A1 anger körda mil och i cell B1 anger
bensinpris. I cell C3 skulle du kunna skriva formeln =A1*B1 och då automatiskt
få bränslekostnaden. Detta är naturligtvis en väldigt enkel formel för Excel men
visar ändå på principen.
Excel kurs: Automatisk summa (funktioner)
För att lägga ihop flera celler i Excel kan du naturligtvis skriva en formel som
lägger ihop t ex alla inköp en månad. Formeln för tre inköp skulle då kunna se
ut ungefär så här =A1+A2+A3. Detta är naturligtvis helt okej, men om du istället
har gjort 100 inköp en månad så blir det en väldigt lång formel. För att
förenkla sådana beräkningar finns det i Excel färdiga funktioner som gör jobbet
åt dig. Med funktionen SUMMA ser formeln för de hundra inköpen istället ut så
här =SUMMA(A1:A100). Texten SUMMA anropar funktionen och mellan parenteserna
anger du området som skall summeras t ex A1 till A100. Kolontecknet i funktionen
betyder till. Med funktionen SUMMA kan du alltså summera i princip hur stora
områden som helst med bara ett par klick.
Excel kurs: Avancerad formel i Excel
För dig som har arbetat mer med formler i Excel kan det vara dags att ta steget
till funktionen OM. Funktionen OM i Excel används för att göra olika beräkningar
beroende på situation. Tänk dig att du exempelvis vill att Excel använder olika
procentsatser för beräkning av skatt beroende på lönenivå. Eller att du får
olika hög ränta på kontot beroende på hur mycket du sätter in (räntetrappa). I
exemplet med räntetrappan skulle formeln kunna se ut så här
=OM(A1>10000;A1*5%;A1*2%). Texten OM anropar funktionen och mellan parenteserna
kommer funktionens tre faser (vad skall utvärderas; om sant; om falskt). Det som
skall utvärderas är alltså om du i cell A1 har ett större belopp än tio tusen,
är detta sant får du alltså 5% i ränta på beloppet och uppfylls inte villkoret
får du alltså bara 2% ränta. Semikolon i en Excelfunktion fungerar i de allra
flesta fall som fasavgränsare.
Excel kurs: Diagram
För dig som skall presentera eller analysera data i Excel kan det vara bra med
ett diagram. Diagram i Excel skapas väldigt enkelt genom att du markerar den
data som skall ingå i diagrammet och sedan klickar på diagram under menyn/fliken
infoga. När diagrammet väl är på plats är det mycket enkelt att snygga till det
genom att formatera varje del för sig. Ta exempelvis höger musknapp på
diagramytan (den vita bakgrunden) och välj formatera diagramyta. Här kan du
välja att en färg på diagramytan, tona eller importera en bild. Lycka till :-)
Kurs för dig som vill bli bättre på Microsoft Excel
Informer
utbildar dig som vill bli bättre på Microsoft Excel. Har du frågor kring Excel
eller vill veta mer om våra kurser är du alltid välkommen att slå signal 031-83
29 60 eller besök vår webbplats Excel grundkurs
Hade du nytta av informationen?